اصلاح در روشهای اداری و پرسنلی

اصلاح در روشهای اداری و پرسنلی

  • دیباچه
  • قرارداد پرسنلی
  • برگه ورود و خروج
  • فیش حقوقی
  • جدول حقوق و دستمزد
  • فیش بانکی
  • لیست بیمه تامین اجتماعی
  • لیست مالیات حقوق
  • نمودار فرایند حقوق و دستمزد
  • وظایف واحد منابع انسانی

اصلاح در روشهای اداری و پرسنلی

  • دیباچه

در صورتیکه تهیه این سازوکار برای سه ماه باقی مانده از سال ۱۳۹۴ مقدور نگردد باید این دستورالعمل مقدمه ای باشد برای اجراء در سال ۱۳۹۵ چرا که در سال بعد (۱۳۹۵) عدم رعایت آن هزینه بردار خواهد بود

توضیحات : تا کنون صرفا وجود لیست بیمه تامین اجتماعی برای اثبات هزینه حقوق و دستمزد کافی بود و این بزرگترین هزینه سازمان را پوشش میداد و در این سالها کمتر شاهد آن بودیم که حوزه مالیاتی رسیدگی کننده در این مقوله به بررسی جزئیات بپردازد اما هم اکنون این موضوع دارای اهمیت شده است

مدارک مورد نیاز جهت اثبات هزینه حقوق و دستمزد

اصلاح در روشهای اداری و پرسنلی

  • قرارداد پرسنلی دارای همه جزئیات مصرح در قانون کار طبق فرمت اعلام شده توسط سایت وزارت کار و رفاه اجتماعی باشد . قرارداد پرسنلی شامل تاریخ شروع و خاتمه قرارداد و همینطور مبلغ و نوع قرارداد همکاری با نیروی کار و همینطور شماره حساب بانکی کارکنان و به نام شرکت و نیروی کار به عنوان طرفین قرارداد تنظیم میگردد . این سند همانگونه که پیداست مهمترین سند در بین اسناد بوده و تعین کننده شکل و ماهیت مابقی اسنادی است که بعد از این الزام میابد . به امضآ دو طرف میرسد و امور اداری موظف است همزمان با خاتمه قرارداد ترتیب ترک کار و محاسبات مالی عیدی و سنوات و سایر تشریفات مالیاتی را بدهد و یا اینکه نسبت به تمدید دوباره آن اقدام نماید و آنچه مسلم است هیچیک از کارکنان نباید بدون قرارداد کار کنند . نیاز به یادآوری نیست که هر شرکتی بنا به نیاز خویش مدارکی به شرح آتی را از کارجویان و برای استخدام مطالبه میکند – صفحات شناسنامه –کارت ملی –کارت پایان خدمت – مدارک حین یا خاتمه تحصیل – گواهینامه معتبر رانندگی برای استخدام راننده ها – کارت سلامت برای راننده ها و برخی دیگر مشاغل دیگر مثل آشپزها و … – گواهینامه های مهارت حرفه ای – سوء پیشینه کیفری – تکمیل فرم استخدام – اخذ اعتبار نامه و معرف معتبر- امضاء ذیل دستورالعمل انظباتی شرکت – تفهیم شرح وظایف و اختیارات و جایگاه شغلی و سایر موارد مشابه

تاریخ قرارداد مبین تاریخ شروع به کار در لیست بیمه تامین اجتماعی و مبلغ آن اطلاعات پایه برای محاسبات حقوق ماهانه و عیدی و سنوات و غیره را بدست میدهد

ساده ترین شیوه تنظیم قرارداد های پرسنلی آن است که در بند حق السعی از عبارت بر اساس تعرفه حداقل حقوق وزارت کار استفاده شود و این بدین معناست که تمامی سرفصلهای قانونی حداقلی حقوق مثل حقوق پایه – پایه سنوات – بن و مسکن و حق اولاد و عیدی و سنوات پرداخت میشود و رقم بالاتر و یا توافق خارج از تعرفه حداقلی وجود ندارد

اصلاح در روشهای اداری و پرسنلی

  • برگ ورود و خروج پرسنل که مبین روزهای غیبت و مرخصی و حضور و ساعات کم کاری و اضافه کاری میباشد .این سند شائبه هزینه سازی شرکت به وسیله بیمه کردن افراد غیر شاغل در شرکت را از بین میبرد و امضاء ذیل آن نیز به نوعی تائید اولیه کارکنان برای عملکرد یکماهه خویش خواهد بود و جلوی این بخش از اختلافات و شکایات بعدی نزد مراجع صلاحیت دار اداره کار را میگیرد و البته سند قابل اتکائی برای تهیه فیش حقوقی کارکنان محسوب میگردد . شرکتها بر حسب نیاز خویش از کارت ساعت و فرم های مرخصی (ساعتی – استعلاجی – استحقاقی ) و فرم ماموریت و فرم اخطار انظباطی و غیره استفاده نموده و در پایان ماه به همراه کارت ساعت پرسنل جهت محاسبات بعدی به اداره امور مالی ارائه میدهند

برگ ورود و خروج پرسنل به همراه قرارداد پرسنلی الزامات تهیه فیش حقوقی میباشد

اصلاح در روشهای اداری و پرسنلی

  • فیش حقوقی برای هر یک از کارکنان شامل همه سرفصلهای مشخصه حقوق به تفکیک و به ریال تهیه شود و به امضآ مجاز شرکت و کارکنان برسد و البته که همانند برگ ورود و خروج تائید دیگری است که کارکنان برای عملکرد یکماه خویش بر حسب ریال ارائه میدهند. در تهیه فیش حقوقی آنچه اهمیت دارد تفکیک اجزای حقوق است و بایستی به طور جد از ترکیب چند سرفصل حقوقی با یکدیگر اجتناب کرد .

مهمترین سرفصلهای حقوق عبارتست از: حقوق پایه – پایه سنوات – اضافه کاری – حق اولاد – حق مسکن – حق خوارو بار – عیدی و سنوات – حق فنی یا تجربه کاری – کسورات بیمه اجباری و اختیاری و مالیات حقوق و وام  و سایر کسورات – حق کسر صندوق – حق مسئولیت – حق شیفت – ایاب و ذهاب و ماموریت – کارانه و پاداش تولید – حق شیر مادران  و سایر عناوینی که فقط آن بخش اولیه که توسط وزارت کار در ابتدای هر سال مشخص میشود اجباری و مابقی عناوین توافقی خواهد بود و البته برخی مشمول کسر حق بیمه و مالیات حقوق و برخی دیگر معاف است که ضروریست حسب مورد از مشاور استعلام به عمل آید

اصلاح در روشهای اداری و پرسنلی

  • جدول حقوق و دستمزد ماهانه برای مجموع پرسنل نیز بایستی توسط واحد اداری و مالی شرکت و با نیت گزارش یکپارچه کل حقوق و دستمزد و مزایا با احتساب کسورات و اضافات حقوق تهیه شود . بعد از تهیه فیش حقوقی تک تک پرسنل تهیه این سند کار آسان ولی زمانبر خواهد بود که البته برخی از نرم افزارهای حقوق و دستمزد این گزارش را به صورت اتوماتیک و بدون صرف وقت تهیه مینمایند و باید به پیوست سایر مستندات در زونکن های مربوطه بایگانی شود

اصلاح در روشهای اداری و پرسنلی

  • فیش بانکی پرداخت شده از محل حسابهای بانکی شرکت به حساب بانکی انحصاری کارکنان نیز بخشی از مستندات الزامی میباشد که همانند برگ ورود و خروج پرسنل میتواند مانع از ایجاد شائبه هزینه سازی تحت عنوان پرسنل غیر شاغل و یا بیمه کردن بستگان و آشنایان باشد. این مهم علاوه بر مباحث اداره کار پوشش مناسبی برای الزامات جدید مالیاتی در خصوص اصلاحیه  ماده ۱۶۹ قانون مالیاتهای مستقیم در خصوص استفاده از حسابهای بانکیست. لازم به ذکر است دستورالعمل استفاده از حسابهای بانکی قبلا تحت عنوان دستورالعملی به همین عنوان ارائه شده است

اصلاح در روشهای اداری و پرسنلی

لیست بیمه تامین اجتماعی به همراه مدارک پرداخت حق بیمه که از روی جدول حقوق و دستمزد تهیه شده و موارد معاف و مشمول را در نظر گرفته و همینطور در مهلت قانونی ارائه و پرداخت شده است نیز تکمیل کننده خواهد بود ؛ عدم ارائه لیست و پرداخت فیش مستلزم پرداخت جریمه و همینطور مسدود شدن  امکان ارائه لیست برای ماههای آتی خواهد بود در حال حاظر ارائه لیست بیمه تامین اجتماعی از طریق سایت سازمان تامین اجتماعی فراهم شده است و برای پرداخت حق بیمه نیز نیازی به مراجعه به سازمان تامین اجتماعی و یا بانک وجود ندارد

اصلاح در روشهای اداری و پرسنلی

  • لیست ارسال شده مالیات حقوق به همراه مدارک پرداخت مالیات حقوق از حسابهای بانکی شرکت در صورت تعلق مالیات نیز الزام آور است و ضروریست مدیریت محترم توجه داشته باشد عدم ارائه لیست با فرض عدم تعلق مالیات نیز همچنان مستوجب جریمه است به عبارتی دیگر عدم ارائه لیست و پرداخت مالیات حقوق دو تکلیف مجزاست که هر کدام بایستی طبق قوانین اجرائی شود

ارسال خلاصه لیست مالیات حقوق نیز از طریق سامانه های  سازمان امور مالیاتی فراهم شده است

همه مدارک فوق باید یکدیگر را تائید نمایند و هیچ مغایرتی بینشان مشاهده نگردد به عنوان مثال میتوان به موارد زیر اشاره کرد

  • هیچ ساعت کاری و حضور در محل کار در برگ ورود و خروج پرسنل بعد از اتمام قرارداد ثبت نشود
  • اگر برای کارکنان اضافه کاری در برگ ورود و خروج لحاظ شده حق بیمه تامین اجتماعی و مالیات حقوق و سایر مزایای قانونی و نهایتا پرداخت بانکی نیز در نظر گرفته شود
  • تمامی اسناد پرداخت حقوق و واریز به حساب بانکی تک تک پرسنل از طریق اینترنت بانک و یا به شیوه ارائه فایل جمعی به بانک با مبالغ مندرج در فیش حقوقی و لیستهای بیمه تامین اجتماعی و مالیات حقوق مطابقت داشته باشد و اگر احیانا شرکت اقدام به پرداخت مساعده در نیمه ماه میکند باید جمع پرداختی بابت مساعده و پرداختی آخر ماه  با جمع فیش حقوقی مطابقت داشته باشد
  • هرگز از حسابهای بانکی شخصی مدیران برای پرداخت لیست حقوق استفاده نشود

حال توجه میشود که بخشی از مدیریت شرکت (امور اداری) که تا کنون غیر ضروری و تشریفاتی تلقی میگردید هم اکنون مهم جلوه میکند و در برنامه شرکت دارای جایگاه و در ردیف بودجه سالانه باید لحاظ شود لذا :

  • آن شرکت محترم بر اساس توان و صرفه و صلاح و الزامات قانونی خویش نسبت به بست و توسعه واحد مدیریت منابع انسانی و یا اداره امور اداری خویش اقدام خواهد کرد ولی توجه داشته باشید که موارد مصرح در این دستورالعمل به حداقلها تکیه کرده است .
  • در سال گذشته به شکلی گذرا به اهمیت مباحث اداری در قالب کتابچه بودجه سالانه اشاره شد و رعایت و اهتمام مدیریت شرکت از هم اکنون عزم جدی را میطلبد
  • آسیب پذیری در برابر قرارداد های سفید یا بدون تاریخ و همینطور مستندات ناقص قطعا دارای هزینه هائی خواهد بود و فزونی این هزینه نسبت به هزینه برقراری سیستم ادارای و منابع انسانی کمتر خواهد بود و البته توجیه پذیر – ذکر این نکته خالی از لطف نیست که این نظم جدید قطعا موجبات رضایت مدیران و کارکنان مجموعه را تامین خواهد نمود

  • مزیتهائی که استقرار نظام هماهنگ مدیریت منابع انسانی میتواند در شرکت ایجاد نماید به شرح ذیل میباشد:

مدیریت منابع انسانی معطوف به سیاست‌ها، اقدامات و سیستم‌هایی است که رفتار، طرز فکر و عملکرد کارکنان را تحت تأثیر قرار می‌دهند مدیریت منابع انسانی عبارتست از رویکردی استراتژیک به جذب، توسعه، مدیریت، ایجاد انگیزش و دست‌یابی به تعهد منابع کلیدی سازمان؛ یعنی افرادی که برای آن کار می‌کنند مدیریت منابع انسانی فرایندی شامل چهار وظیفه جذب، توسعه، ایجاد انگیزش و نگهداشت منابع انسانی است  مدیریت منابع انسانی یعنی مدیریت کارکنان سازمان مقصود از مدیریت منابع انسانی سیاست‌ها و اقدامات مورد نیاز برای اجرای بخشی از وظیفه مدیریت است که با جنبه‌هایی از فعالیت‌ کارکنان بستگی دارد، به ویژه برای کارمندیابی، آموزش دادن به کارکنان، ارزیابی عملکرد، دادن پاداش و ایجاد محیطی سالم و منصفانه برای کارکنان سازمان. برای مثال این سیاست‌ها و اقدامات دربرگیرنده موارد زیر می‌شود:

۱-     تجزیه و تحلیل شغل (تعیین ماهیت شغل هر یک از کارکنان)

۲-     برنامه‌ریزی سازمانی و منابع انسانی و کارمندیابی

۳-     گزینش داوطلبان واجد شرایط

۴-     توجیه و آموزش دادن به کارکنان تازه استخدام

۵-     مدیریت حقوق و دستمزد (چگونگی جبران خدمت کارکنان)

۶-     ایجاد انگیزه و مزایا

۷-     ارزیابی عملکرد

۸-     برقراری ارتباط با کارکنان (مصاحبه، مشاوره و اجرای مقررات انضباطی)

۹-     توسعه نیروی انسانی و آموزش

۱۰- متعهد نمودن کارکنان به سازمان

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

دوست دارید به گفتگو ملحق بشید ؟
در صورت تمایل همکاری کنید !

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

پنج × دو =